Tietosuojaseloste

Laatimispäivä 10.4.2018

Tämä tietosuojaseloste kattaa henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukaisen rekisteriselosteen tiedot.

1. Rekisterinpitäjä

Elgood Oy / Partco

Malminkaari 10, 00700 Helsinki

puh. 0207981130

email. info@elgood.fi

2. Rekisteriasioita hoitava taho

Partco asiakaspalvelu

Malminkaari 10, 00700 Helsinki

puh. 0207981130

email. myynti@partco.fi

3. Rekisterin nimi

Elgood Oy / Partco myyntitilaus- ja asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tietoja käytetään tilausten sekä asiakassuhteen hoitamiseen. Tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille paitsi jos asiakas on antanut tähän erikseen luvan. Tilaamalla uutiskirjeen asiakas antaa luvan lähettää suoramarkkinointikirjelmiä kyseessä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Rekisterissä käsiteltäviä tilaus- ja asiointitietoja voidaan käyttää profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Myyntitilausten käsittelyyn liittyvät tiedot tallentuvat verkkokauppaan ja/tai laskutusjärjestelmään. Kirjautumattomana tehtyjen verkkokauppatilausten tietoja säilytetään kuten rekisteröityneidenkin. Myymälässä maksamisen yhteydessä ei tallenneta luottokortti- tai pankkitietoja. Verkkokaupan maksutapahtuman tiedot tallentuvat Paytrail Oy:n tai tämän välittämien tahojen tietojärjestelmiin.

Asiakasrekisterin tiedot: etunimi, sukunimi, yrityksen nimi, yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Lisäksi ryhmätietoja liittyen yriyksen toimialaan ja maksutapoihin. Markkinointilupa.

Myyntitilausrekisterin tiedot: toimitukseen ja laskutukseen liittyvät osoite- ja tapatiedot. Lisäksi myyntitilauksella olevat tuotteet hintoineen sekä tilaushistoria.

Myymälätilojen kameravalvonta: liiketunnistimin ohjattua otoskuvaa viimeisen 3kk ajalta.

Henkilötietoja myyntitilaushistorian muodossa säilytetään niin kauan kuin säilyttämisen oikeudellinen peruste pitää kirjanpitolain sanelemana kymmenen vuotta tai niin kauan kuin takuu ja reklamaatioasioiden hoitamiseen tarvitsee varata.

Rekisteröityjen mutta ilman tilaushistoriaa olevien verkkokauppa-asiakkaiden henkilötiedot poistetaan pyydettäessä tai viimeistään kahden vuoden kuluessa rekisteröinnistä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiassa asiakkaan asiointi verkkokaupassa, sähköpostitse, puhelimitse tai käynti myymälässä. Lisäksi laskutuksen tietokanta, asiakkuuden hallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmät, uutiskirjeiden käyttötiedot, yritystietoja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakasrekisteristä ei luovuteta tietoja käsittelyyn riippumattomille tahoille. Tiedot pidetään niiden käsittelyyn liittyvissä tietojärjestelmissä jotka sijaitsevat EU-alueen sisäpuolella. Tietoja luovutetaan ainoastaan sopimuskumppaneille ainoastaan mikäli toimitusten ja palvelun tekninen toteutus sitä vaatii.

Kameravalvonnan aineistoja luovutetaan ainoastaan viranomaisille rikostutkinnan yhteydessä.

8. Suojauksen periaatteet

8.1 Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa syntyy myyntitilausten käsittelyn yhteydessä tulosteiden muodossa. Säilytystä vaativat aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Aineistot tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn tarpeen ja arkistointiajan päätyttyä.

8.2 Sähköinen aineisto

Tietojen tallennus ja käsittely tapahtuu suojatun SSL-yhteyden ylitse. Tietoja ei pidetä tietokannoissa erikseen salattuina (paitsi salasanat) mutta pääsy tietoihin edellyttää käyttöliittymään syötettyä käyttäjätunnusta, salasanaa ja riittävät käyttöoikeudet.

Rekisterien sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään ainoastaan sellaiset rekisterinpitäjän ennalta määritellyt työntekijät ja sopimuskumppanit, joiden toimenkuvaan tietojen käsitteleminen kuuluu. Näitä työntekijöitä ja sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus.

Sähköisessä muodossa olevia tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden toimien avulla. Tietoihin pääsy on rajattu niitä työnkuvassaan tarvitseville henkilöille. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan sopimuskumppaneiden toimesta. Tietoturvan tasoa auditoidaan sisäisesti toistuvin väliajoin. Kulunvalvontaan ja kameravalvontaan liittyvä aineisto eivät ole sähköisesti saatavilla muista järjestelmistä käsin.

8.3 Verkkokaupan evästeet

Voidaksesi käyttää verkkokauppaa, internet-selaimessasi tulee olla Java Script- ja Cookie-asetukset aktiivisena. Muutoin esimerkiksi rekisteröityminen, kirjautuminen ja tuotteen siirtäminen ostoskoriin ei ole mahdollista.

9. Tiedon tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Lähtökohtaisesti tietojen tarkastus tapahtuu kirjautumalla verkkokauppaan omalla tunnuksella. Tarkempi tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta 2).

10. Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tahoon tiedon korjaamiseksi (ks. kohta 2).

11. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus erikseen kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta 2).